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Produtividade e Gestão de Projetos

O que é KANBAN?

30 de Setembro de 2021

Se tem interesse em entender melhor a metodologia KANBAN, o que é, para que serve e quem pode utilizar, então esta publicação é para si!

Vamos falar sobre Kanban?

Kanban é uma metodologia ágil, ou seja, uma ferramenta utilizada para a gestão de projetos de maneira mais eficiente.

Nesta postagem, iremos falar sobre:

O que são metodologias ágeis
Como surgiu o Kanban
Como funciona o Kanban
Como posso utilizar e quais são as melhores ferramentas Kanban

O que são metodologias ágeis?

 

Conforme falamos na publicação da nossa página do linkedin, metodologias ágeis não são nada mais do que métodos para gerir projetos de forma eficiente.

Logo, podem ser utilizadas para diferentes tipos de projetos e equipas, como, por exemplo, startups, equipas de vendas, departamentos de empresas, como marketing, recursos humanos, departamento financeiro, etc.

Existem diversos tipos de metodologias ágeis. Uma delas é o SCRUM, um framework robusto, capaz de gerir projetos de grande porte de forma organizada e fluída. Entretanto, o SCRUM, dado a sua complexidade, pode ser um desafio implementá-lo em equipas que não estejam familiarizadas com ferramentas ágeis.

Neste sentido, o KANBAN é uma ótima opção, pois é uma ferramenta muito intuitiva, e a sua operação é de baixa complexidade. Não é necessário qualquer conhecimento técnico para implementar o Kanban num projeto. Por essa razão é um dos métodos preferidos das equipas multidisciplinares.

Na verdade, o Kanban é utilizado em diversas plataformas de gestão de projetos, dado a sua versatilidade.

Como surgiu o Kanban?

Tudo começou nos anos 1940. O primeiro sistema Kanban foi desenvolvido pelo engenheiro industrial Taiichi Ohno, para a Toyota, no Japão.

Foi criado como um sistema de planeamento simples, cujo objetivo era controlar e gerir o trabalho e o stock em todas as fases da produção de forma otimizada. Neste vídeo é possível conhecer um pouco mais a fundo o contexto histórico da criação do Kanban.

Uma das principais razões para o desenvolvimento do Kanban foi a produtividade e a eficiência inadequadas da Toyota, em comparação aos seus concorrentes americanos. Com o Kanban, a Toyota alcançou um sistema de controlo de produção just-in-time, flexível e eficiente, que aumentou a produtividade enquanto reduziu o stock de custo intensivo de matérias-primas, materiais semi-acabados e produtos acabados.

– Mas existiam computadores para gerir Kanbans em 1940?

A resposta é não! Uma característica interessante do Kanban é que por mais que existam diversas plataformas digitais com esta finalidade na atualidade, ele não precisa de um sistema computacional para funcionar.

Originalmente utilizavam-se quadros e post-its com as tarefas de cada um da equipa, e em muitos lugares o Kanban ainda é utilizado desta forma.

empresa de BI Portugal

Créditos da imagem: Seventyfourimages

Como funciona o KANBAN?

 

O termo Kanban, que vem da língua japonesa (看板) , pode ser traduzido como “cartão” ou, ainda, como “sinalização”. E é exatamente isso que ele faz: através do uso de um painel e de cartões estruturaram-se as demandas dos membros da equipa de maneira visual e eficiente.

Em alguns lugares utiliza-se o termo “painel de gestão à vista”, que é, basicamente, um Kanban adaptado às necessidades de cada equipa.

Existe mais do que uma forma de estruturar um Kanban, mas em linhas gerais, podemos considerar que a sua estrutura básica possui três colunas: a to do (a fazer), onde todas as tarefas pendentes ficam exibidas; doing (em progresso), onde ficam as tarefas que estão ser feitas naquele momento; e done (feito), as tarefas concluídas.

De seguida, utilizam-se cartões ou post-its (no caso de quadros físicos) para preencher esses quadros e definir os responsáveis por cada tarefa. Em quadros digitais é possível colocar informações mais completas, como prazos, links de documentos, etc.

A partir deste fluxo, fica mais fácil para a equipa visualizar o progresso de um projeto; ver em que atividade cada membro está a trabalhar, etc. Além disso, também é uma forma de medir a produtividade da equipa.

 

Exemplo básico de um quadro Kanban

Como posso utilizar e quais são as melhores ferramentas Kanban?

 

Existem várias ferramentas que oferecem o Kanban. Algumas pagas (normalmente mais completas, outras gratuitas (normalmente mais básicas). Existe ainda a possibilidade de ter um quadro físico na sala da equipa, se isso fizer sentido para o seu negócio.

Abaixo pode encontrar algumas ferramentas online de Kanban disponíveis no mercado:

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Com subscrições gratuitas e pagas, a possibilidade de criação de painéis de trabalho flexíveis e com cartões personalizados.

Kanban Tool
Uma solução de gestão visual que oferece um nível incrivelmente alto de detalhes de tarefas / projetos e personalização de cartões. A subscrição gratuita é bastante abrangente e para equipas maiores, há subscrições pagas. 

Asana
Possui funcionalidades gratuitas e pagas. Os utilizadores podem adicionar cartões ilimitados aos quadros Kanban, que podem ser organizados e filtrados por prazo, prioridade, equipa ou tag. 

Paralelamente, existem ferramentas mais robustas de gestão de projetos que utilizam Kanban nos seus fluxos de trabalho, com funcionalidades mais avançadas. Um desses exemplos é o Jira Software (que utilizamos internamente aqui na VFR Tech) e que, assim como as outras plataformas citadas, possui subscrições gratuitas e pagas.

Por último, existem dezenas de plataformas e soluções de gestão que possuem Kanban para agilizar os processos. Vale a pena pesquisar qual delas pode servir melhor o seu projeto.

 

 

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